Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych: jeden certyfikat zamiast stosu dokumentów w każdym przetargu

Każda firma, która startuje w przetargach musi w niemal każdym postępowaniu od nowa skompletować ten sam plik dokumentów: zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego, zaświadczenia z urzędu skarbowego i ZUS, odpisy z rejestrów, dowody na doświadczenie i potencjał. Te same papiery, raz po raz, do każdego zamawiającego osobno. Od 12 lipca 2026 r. ma być inaczej.

W przeglądzie nowelizacji 8–14 czerwca 2026 r. sygnalizowaliśmy, że w tym tygodniu wchodzi w życie pierwszy przepis rozporządzenia wykonawczego do nowej ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz.U. 2025 poz. 1235). Śledząc nową legislację w Prostej Umowie, bierzemy dziś ten temat na warsztat.

Po co certyfikacja i od kiedy działa?

Zamiast w każdym postępowaniu od nowa udowadniać, że spełnia się warunki udziału i że nie zachodzą podstawy wykluczenia, wykonawca przechodzi jedną procedurę certyfikacji i otrzymuje certyfikat, którym posługuje się potem w wielu przetargach jednocześnie.

Ustawa została uchwalona 5 sierpnia 2025 r. i ogłoszona 12 września 2025 r., ale ustawodawca dał rynkowi długi, dziesięciomiesięczny czas na przygotowanie:

Art. 42. Ustawa wchodzi w życie po upływie 10 miesięcy od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem [wskazanych przepisów] (…).

W praktyce zasadnicza część systemu rusza 12 lipca 2026 r. W tym tygodniu wchodzi w życie przepis o sposobie ustalania wynagrodzenia podmiotu certyfikującego (Dz.U. 2026 poz. 709).

Dwa rodzaje certyfikatu

Ustawa rozróżnia dwa niezależne zakresy certyfikacji – wykonawca sam decyduje, o który (lub które) wystąpić:

Certyfikacja niepodlegania wykluczeniu potwierdza, że wobec wykonawcy nie zachodzą podstawy wykluczenia z postępowania – te obowiązkowe (art. 108 Prawa zamówień publicznych) i wybrane fakultatywne (art. 109). Co istotne, certyfikat może też odnotować sytuację, w której podstawa wykluczenia formalnie istniała, ale wykonawca przeprowadził skuteczne samooczyszczenie – udowodnił podmiotowi certyfikującemu naprawienie szkody, wyjaśnienie okoliczności i wdrożenie środków zapobiegawczych (art. 22 ust. 1 ustawy o certyfikacji, będący odpowiednikiem art. 110 ust. 2 Prawa zamówień publicznych).

Certyfikacja zdolności wykonawcy potwierdza zdolność do należytego wykonania zamówienia, czyli spełnianie warunków udziału w postępowaniu (art. 112 ust. 2 Prawa zamówień publicznych) – sytuację ekonomiczną i finansową (przychody, relacja aktywów do zobowiązań, ubezpieczenie OC, zdolność kredytowa) oraz zdolność techniczną i zawodową (wykształcenie, kwalifikacje, doświadczenie, potencjał techniczny, normy jakości i środowiskowe). Tu ustawa zapowiada standaryzację poziomów zdolności określanych rozporządzeniem, żeby ten sam poziom doświadczenia znaczył to samo u różnych zamawiających.

O certyfikację nie może ubiegać się wykonawca spoza Unii Europejskiej i państw, którym dostęp do unijnego rynku zamówień gwarantują umowy międzynarodowe (m.in. Porozumienie WTO w sprawie zamówień rządowych).

Certyfikat na okres do trzech lat i siła domniemania

Certyfikacji udziela się na czas oznaczony – od roku do trzech lat, zależnie od wniosku wykonawcy:

Art. 7 ust. 1. Certyfikacja jest udzielana, zgodnie z żądaniem wykonawcy, na okres od roku do 3 lat, licząc od dnia jej udzielenia.

Najważniejszy jest jednak skutek prawny certyfikatu. Ustawa nadaje mu moc wzruszalnego domniemania:

Art. 8 ust. 1. Z udzielenia certyfikacji domniemywa się, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia lub że jest zdolny do należytego wykonania zamówienia publicznego, w zakresie potwierdzonym certyfikacją i przez okres, na który certyfikacja została udzielona, chyba że wykazano, że wykonawca wprowadził w błąd podmiot certyfikujący (…) lub że wykonawca przestał spełniać warunki udzielenia certyfikacji.

To przesuwa ciężar dowodu. Dopóki ktoś nie wykaże, że jest inaczej, zamawiający przyjmuje, że wykonawca z ważnym certyfikatem spełnia potwierdzone nim wymagania. Domniemanie można obalić wyłącznie w związku z konkretnym postępowaniem, a obowiązek wykazania okoliczności podważających certyfikat spoczywa na tym, kto je kwestionuje. Wykonawca nie może za to posługiwać się certyfikatem, jeśli przestał spełniać jego warunki, certyfikacja utraciła ważność albo została zawieszona.

Jak certyfikat działa w samym przetargu

Sercem reformy są zmiany, które ustawa wprowadza do Prawa zamówień publicznych (art. 38). Po pierwsze, certyfikat staje się substytutem dokumentów składanych w postępowaniu:

Art. 124 ust. 2 [Prawa zamówień publicznych]. W postępowaniu o udzielenie zamówienia wykonawca zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych może złożyć certyfikat potwierdzający udzielenie certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (…).

Po drugie zamawiający nie może wtedy mnożyć żądań:

Art. 124 ust. 3. Zamawiający nie może żądać innych podmiotowych środków dowodowych w zakresie, w jakim potwierdzenie braku podstaw wykluczenia lub potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu wynika z certyfikatu (…).

Zamawiający może mimo certyfikatu zażądać dokumentu na potwierdzenie braku zaległości podatkowych (podstawa z art. 109 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych) – bo ta okoliczność dezaktualizuje się najszybciej. Jeśli zamawiający poweźmie wątpliwości co do certyfikatu, w nowym art. 128a Prawa zamówień publicznych przewidziano tryb wyjaśnień: wzywa wykonawcę (termin nie krótszy niż 5 dni), a gdy wyjaśnienia uzna za niewystarczające, informuje podmiot certyfikujący, który certyfikat wydał. W razie zawieszenia ważności certyfikacji w trakcie postępowania wykonawca musi uzupełnić zwykłe środki dowodowe. W ofercie (a ściślej w oświadczeniu z art. 273 Prawa zamówień publicznych) wykonawca z góry zaznacza, czy będzie posługiwał się certyfikatem i podaje jego numer.

Kto wydaje certyfikaty i gdzie je sprawdzić?

System opiera się na akredytacji udzielanej przez Polskie Centrum Akredytacji. Ustawa różnicuje przy tym, kto może certyfikować:

Art. 14. Certyfikacji niepodlegania wykluczeniu udzielają podmioty certyfikujące będące jednostką sektora finansów publicznych, państwową jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej albo jednoosobową spółką Skarbu Państwa – akredytowane zgodnie z art. 34. Certyfikacji zdolności wykonawcy udzielają podmioty certyfikujące akredytowane zgodnie z art. 34.

Innymi słowy: potwierdzanie “czystej kartoteki” (brak podstaw wykluczenia) zarezerwowano dla podmiotów publicznych, natomiast certyfikowanie zdolności (doświadczenie, finanse, potencjał) może prowadzić każdy akredytowany podmiot certyfikujący. Procedura jest odpłatna, prowadzona na podstawie umowy między wykonawcą a podmiotem certyfikującym, a sam podmiot ma na jej przeprowadzenie co do zasady 30 dni.

Powstaje też centralna, jawna Baza Danych o Certyfikatach, prowadzona przez ministra właściwego do spraw gospodarki. Dane i ważne certyfikaty są w niej co do zasady ogólnodostępne (z wyłączeniem informacji zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa), więc zamawiający i konkurenci będą mogli zweryfikować certyfikat u źródła.

Co to oznacza dla wykonawcy?

Certyfikacja jest dobrowolna – nikt nie musi po nią sięgać, a tradycyjna ścieżka składania dokumentów w każdym postępowaniu zostaje. Dla firm startujących w wielu przetargach rocznie korzyść jest jednak wyraźna: mniej powtarzalnej biurokracji, krótsze kompletowanie ofert i mniejsze ryzyko odrzucenia z powodu formalnego braku w dokumentach. W zamian trzeba pamiętać, że certyfikat ma swój okres ważności, podlega stałemu nadzorowi i może zostać zawieszony, a najszybciej dezaktualizujące się dane (jak zaległości podatkowe) zamawiający i tak może dodatkowo sprawdzić.

Warto śledzić ten proces, jeśli zamówienia publiczne są częścią Twojego biznesu – pierwszy certyfikat można będzie uzyskać dopiero po starcie systemu w lipcu.

Podsumowanie

Ustawa o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych nie zmienia tego, jakie warunki trzeba spełnić, żeby wygrać przetarg. Zmienia za to sposób ich potwierdzania: z dokumentów składanych w kółko, osobno do każdego zamawiającego, na jeden certyfikat ważny do trzech lat i objęty domniemaniem prawdziwości. To zmiana adresowana do firm, ale o realnym znaczeniu dla całego rynku zamówień, bo może obniżyć koszt udziału w postępowaniach i przyspieszyć ich przebieg.

Pełny tekst ustawy o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych oraz Prawa zamówień publicznych sprawdzisz w wyszukiwarce aktów prawnych w Prostej Umowie, a pierwsze rozstrzygnięcia i orzeczenia na tle nowych przepisów – gdy się pojawią – w Wyszukiwarce Orzeczeń Sądowych.

Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sprawa wymaga indywidualnej analizy stanu faktycznego, treści dokumentów oraz aktualnego orzecznictwa.